【他山之石】

如何加強采購數據收集、使用和維護

透明度要求和數字解決方案的實施產生了由采購人和供應商提交的大量數據，但這些數據只有在實際使用時才具有價值。因此，經濟合作與發展組織（以下簡稱經合組織）認為，公共采購的數字化轉型需要對公共采購數據治理進行投資，以確保其在整個公共采購系統中的有效管理、共享和使用。

鑒于公共采購涉及以不同方式擁有和使用數據的多個利益攸關方，需要一個強大的治理框架，包括對數據收集、存儲、訪問和共享的標準和流程，以及在采購過程中數據保管者、管理者以及用戶的角色和職責，從而規范問責制度，降低數據濫用的風險。

規范采購數據的意義

在招標前階段，數據洞察可以幫助訂約當局確定采購需求、評估市場條件，以及確保采購活動符合組織目標。通過評估和解釋合同數據，中央采購機構可以識別潛在風險、完善采購計劃、節約采購成本等。同時，這些采購數據可以增強供應商對市場機會的了解，改善準入并促進競爭。

在招標階段，實時的數據報告和監測機制可以使采購官員密切跟蹤正在開展的采購活動，及時發現問題并迅速采取解決措施。同時，規范采購數據還有助于審計部門以及民間社會組織進行監督。

規范采購數據還有助于衡量招標后階段的采購績效，以及評估政策影響，如是否實現了綠色、社會和創新目標。通過分析歷史業績數據和監控供應商財務穩定性，采購人可以快速確定表現優異的供應商，并降低相關潛在風險。此外，經合組織認為，數字采購系統產生的數據對審計人員來說也是寶貴資源，有助于其開展審計和評估。

如何規范收集采購數據

準確、完整和及時的數據至關重要。經合組織認為，可以通過標準化的數據格式、數據質量檢查、數據驗證、數據清理等方式，規范收集采購數據。

例如，從2023年10月25日開始，歐盟采用新的標準表格即電子表格，作為歐盟發布公共采購數據的數字標準格式，希望能夠以更有條理的方式收集采購數據。換言之，歐盟要求采購人在貿易、環境和發展上發布采購通知時，必須使用標準化的表格。歐盟電子表格可自動填寫，或根據以前的通知、技術規格、招標文件、合同、國家行政登記冊和其他數據的信息生成。電子表格還允許采購當事人隨著時間的推移獲取完整公共采購周期的數據，包括支付的最終價格、使用的分包商、所需的實際完成時間和收到的投訴等。歐盟認為，電子表格有望提高企業和其他組織查找采購通知的能力，減輕訂約當局的行政負擔，提高政府根據數據作出公共支出決策的能力，并使公共采購更加透明。

又如，斯洛文尼亞于2022年將公共采購系統升級，以監測簽訂采購合同后的付款情況。從2023年1月開始，斯洛文尼亞訂約當局必須通過支付門戶每月報告公共采購合同的支付情況。由于支付門戶網站直接連接公共采購門戶網站，訂約當局在支付門戶網站上傳的數據，會被同時傳輸到公共采購門戶網站，并允許對合同履行情況進行概述。

如何更好地處理、共享和再利用采購數據

歐盟認為，公共采購數據往往分散在幾個系統中，以不同的格式提供，不易為決策所用，而且質量往往很低。合理處理公共采購數據，對提高透明度、減少腐敗和提高資金效益具有重要作用。

為此，歐盟實施了歐洲數據戰略，旨在為公共利益提供公共部門數據、公共當局之間共享數據、減輕公司的行政負擔，以及增加公共部門對私人持有數據的使用，使歐盟成為一個由數據支持的社會領先榜樣，以便私營部門和公共部門更好地作出決策。

歐洲數據戰略力求確保以下幾點：一是數據可以在歐盟內部和跨部門流動；二是歐洲的規則和價值觀，特別是個人數據保護、消費者保護立法和競爭法，得到充分尊重；三是獲取和使用數據的規則是公平、實用和明確的，并且有明確和值得信賴的數據治理機制；四是基于歐洲價值觀，對國際數據流動有一種開放但自信的態度。

該戰略基于四大支柱，即數據訪問和使用的跨部門治理框架，數據投資、處理及其互操性，個人和中小企業的技能，戰略部門和公共利益領域的歐洲共同數據空間（包括公共采購的歐洲共同數據空間）。值得關注的是，公共采購數據空間將連接歐洲數據庫，包括關于公共采購的貿易、環境和發展數據，以及國家門戶網站提供的國家采購數據集，為目前分散在歐盟、國家和區域各級的公共采購數據創建一個共享平臺。

公共采購數據空間由四層組成：一是數據源層，即連接數據源的聯合網絡，如歐洲數據庫和國家門戶網站中可用的采購數據集；二是集成層，即歐洲電子采購本體作為一種通用數據格式來創建一個協調的數據集；三是分析層，即數據發現、查詢和分析，以產生新的見解，作出數據驅動的決策，并在優先政策領域設定關鍵績效指標；四是客戶層，為不同用戶提供的用戶友好界面。

為了實施歐洲數據戰略，歐盟委員會發布了《數據治理法》，為公共部門設定了具體的技術要求，確保數據被再次使用時的隱私和安全，旨在使私營部門和公共部門能夠更好地處理、共享和再利用數據。例如，要求通過匿名化、偽匿名化或在安全環境中訪問數據。

經合組織認為，為了實現高效的數據共享和協作，實現能夠無縫交換數據的可互操作系統至關重要。應用程序編程接口可以實現不同采購平臺之間以及其他關鍵平臺之間的數據互操作性。此外，隨著數據收集和共享的增加，確保數據隱私和安全變得至關重要。采購機構應遵守嚴格的數據保護條例，并實施強有力的網絡安全措施來保護敏感信息，如采用加密、訪問控制和定期安全審計來防止數據泄露和未經授權訪問采購相關數據。

（編譯/張舒慧）

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